Wenn Sie einen oder mehrere Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie vom Gesetz her verpflichtet, eine Abrechnung über den Lohn oder das Gehalt zu erstellen. Diese Abrechnung übermitteln Sie einmal im Monat an den Mitarbeiter. In größeren und mittleren Unternehmen übernimmt diese Aufgabe in der Regel eine Fachkraft für Lohnbuchhaltung. Es gibt auch Unternehmen, die eine Personalabteilung schaffen. Die Personalabteilung ist für alle Belange der Mitarbeiter zuständig. Dies betrifft nicht nur die Lohnabrechnung, sondern auch den Urlaub, Krankmeldungen und Neueinstellungen von Mitarbeitern. Die Bestellung eines Buchhalters oder die Einrichtung einer Personalabteilung lohnt sich bei kleinen Unternehmen nicht. Dies bedeutet für Sie, dass Sie die Abrechnungen selbst erstellen müssen. Es gibt zwei Alternativen: das Outsourcing der Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister oder die Erstellung der Lohnabrechnung durch den Unternehmer
Lohnabrechnung auslagern – die Vorteile
Ein externer Dienstleister übernimmt die Daten Ihres Unternehmens und die Daten Ihrer Mitarbeiter. Dabei können Sie versichert sein, dass der Datenschutz in jedem Fall gewährleistet ist. Die Form der Lohnabrechnung unterliegt Vorgaben. Sie haben aber die Möglichkeit einer individuellen Gestaltung. So können Sie beispielsweise das Logo und den Namen Ihres Unternehmens einfügen. Einmal im Monat wird der Dienstleister die
Lohnabrechnung erstellen und an alle Mitarbeiter versenden. Dabei achtet er auf alle Vorgaben und berücksichtigt die neuesten Gesetze. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern und gewinnen Zeit, die Sie in Ihr Tagesgeschäft investieren können. Einmal beauftragt, läuft das Outsourcing jeden Monat automatisch weiter.
Lohnabrechnung selbst erstellen – Kenntnisse in der Buchhaltung
sind erforderlich
Möchten Sie als Unternehmer die Buchhaltung selbst übernehmen, benötigen Sie Kenntnisse, die Sie sich über Ihre Tätigkeit hinaus aneignen müssen. Für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern gibt es viele Vorgaben. Diese betreffen die Form der Lohnabrechnung, aber auch die Inhalte. So müssen Sie vom Lohn sämtliche Sozialabgaben abziehen. Als Arbeitnehmer sind Sie verpflichtet, die Beträge direkt an die zuständigen Stellen zu überweisen. Im Kopf der Lohnabrechnung sind verschiedene Angaben verpflichtend. Beachten Sie, dass Sie diese Form wahren. Sie reichen die Lohnabrechnungen beim Finanzamt ein, denn sie stellen für Ihre eigene Abrechnung Ausgaben dar, die Sie von der Steuer absetzen können. Auch Ihr Mitarbeiter kann Formfehler und vor allem Rechenfehler erkennen. In diesem Fall hat er das Recht, der Abrechnung zu widersprechen.
Beachten Sie weitere Vorgaben im Zusammenhang mit der Lohn- und
Gehaltsabrechnung:
* Sie muss immer nach den neuesten gesetzlichen Vorgaben erfolgen
* Sie sind verpflichtet, die Abrechnung pünktlich zuzustellen
* Die Abrechnung muss dem Arbeitnehmer in schriftlicher Form übermittelt werden
All diese Aufgaben leisten Sie zusätzlich zu Ihrem eigenen Tagesgeschäft. Die Aneignung der Grundlagen kostet Zeit. Außerdem müssen Sie sich regelmäßig weiterbilden. Es gibt eine Alternative zur Einstellung eines Mitarbeiters und der Eigenleistung bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sie entscheiden sich für einen externen Dienstleister, der in Ihrem Auftrag die Lohnabrechnung an den Mitarbeiter versendet. Diese Option haben Sie nicht nur, wenn Sie wenige Mitarbeiter beschäftigen. Auch größere Unternehmen können sich für das Outsourcing der Abrechnungen entscheiden.
